INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI AI SENSI DELL’ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE N. 2016/679 (“GDPR”) E LIBERATORIA ALLA PUBBLICAZIONE IMMAGINI FOTO E VIDEO  

Gentile partecipante,

Grazie per partecipare al nostro evento! Proteggere i tuoi dati personali per noi è molto importante.

A questo proposito Peoplerise S.r.l. SB (Titolare del Trattamento con sede a Padova (PD) Via San Marco 9H cap 35129, a seguire “il Titolare”) desidera informarla sulle finalità̀ e sulle modalità̀ di trattamento dei tuoi dati personali in conformità̀ al GDPR, ai sensi e per gli effetti della normativa sulla protezione dei dati personali (artt. 13-14, Regolamento UE 2016/679).

1. 1. Oggetto del Trattamento

ll Titolare tratta i dati personali, da intendersi quali dati comuni identificativi di contatto commerciale (nome, cognome, ragione sociale azienda/ente di appartenenza, indirizzo e-mail, telefono) o immagini foto/video riprese nel corso degli eventi, raccolti nell’ambito dell’iscrizione ad eventi organizzati dal titolare.

2. 2. Finalità e base giuridica del trattamento

2.1. Il Titolare tratta i dati personali per le seguenti finalità:

• per l’iscrizione e la gestione dell’evento a cui l’interessato partecipa;
• per adempiere agli obblighi normativi connessi a detto evento;
• per adottare misure precontrattuali richieste dall’Interessato quali, ad esempio, l’invio di informazioni sui servizi (compreso l’invio della brochure e/o di altro materiale informativo aziendale) o di un preventivo, oltre che per perseguire il legittimo interesse alla verifica sulla solvibilità dell’Interessato e alla gestione dell’eventuale contenzioso.
• Per adempiere agli obblighi precontrattuali (ivi compresa l’acquisizione di informazioni preliminari alla conclusione del contratto), obblighi contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Voi in essere;
• Per esercitare, nel legittimo interesse del titolare, i diritti dello stesso di difesa in giudizio;

2.2 La base giuridica del trattamento è costituita dalla necessità per il perseguimento delle predette esposte finalità. In particolare, il Titolare potrà usare i dati solo previo suo consenso libero, specifico, informato ed inequivocabile per:

• utilizzare i recapiti dell’Interessato (indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo postale) per finalità di Comunicazione e Marketing, operate attraverso l’invio, tramite e-mail, di comunicazioni relative a news o eventi del Titolare o di partner terzi di interesse per il partecipante e lo stesso Titolare , o ancora invio di newsletter. Inoltre la possibilità di effettuare sondaggi di opinione e di gradimento, trasmettere comunicazioni commerciali contenenti informazioni sui servizi, per tale finalità è necessario il consenso espresso, che potrà essere prestato e revocato anche solo per alcune delle suddette attività, scrivendo all’indirizzo e-mail privacy@peoplerise.net. conferimento dei dati per tale finalità è facoltativo e, qualora rilasciato, il consenso potrà essere revocato in qualunque momento anche per una delle suddette modalità di comunicazione, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.  Ricordiamo però che, esercitando tale opzione, potrebbe non essere per noi possibile adempiere ad alcune parti del contratto, senza alcuna ricaduta di responsabilità sul Titolare.

2.3. Solo previo consenso ed autorizzazione (artt. 6 e 7 GDPR e anche ai sensi dell’art. 10 cod. civ. e degli artt. 96 e 97 legge 22.4.1941, n. 633, Legge sul diritto d’autore), acquisiti durante l’evento e con la presa visione della presente Informativa, per le finalità di cui al precedente punto, operate attraverso la realizzazione di foto e video ai fini di pubblicazione ed utilizzo sul sito internet e social del Titolare o, ancora, ai fini di diffusione a mezzo di stampa settoriale. I locali in cui verranno temporaneamente riprese le immagini durante l’evento, avvisano della circostanza all’ingresso. Facciamo presente che l’utilizzo di eventuali immagini/filmati avverrà ad esclusiva norma di Legge, ovvero escludendo contesti che possano in qualche modo pregiudicare la dignità personale, il decoro e la privacy dei Soggetti ritratti. Specifichiamo altresì che la posa e l’utilizzo delle immagini sono da considerarsi in forma del tutto gratuite.

3. 3. Modalità e Periodo di conservazione dei dati

Il trattamento dei dati personali potrà essere realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) GDPR e precisamente: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, cancellazione e distruzione dei dati. I dati personali potranno essere sottoposti a trattamento sia cartaceo che elettronico.

Il titolare intende trattare i dati secondo i seguenti criteri temporali:

1. per le finalità di cui al punto 2.1), i dati saranno trattati per tutta la durata dell’evento e, successivamente, per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dall’instaurazione dello stesso, per il periodo prescritto dalla legge e secondo il termine di prescrizione dei diritti scaturenti dal rapporto commerciale; qualora fossero richieste informazioni, i dati saranno trattati per il tempo necessario a dare riscontro; qualora fosse richiesto un preventivo, invece, i dati saranno trattati per un tempo massimo pari al doppio del periodo di efficacia della proposta, fatta salva l’ulteriore conservazione per il tempo necessario alla definizione (comunque raggiunta) delle controversie eventualmente insorte;
2. per la finalità di cui al punto 2.2), i dati saranno trattati per il tempo strettamente necessario all’espletamento delle finalità per cui sono stati raccolti, per il periodo previsto dalla Legge o nell’ambito di disposizioni dell’Autorità. A fronte della volontà di revocare il consenso prestato o decisione espressa di cancellazione dalla nostra newsletter e/o all’eventuale utilizzo delle immagini, i dati saranno tempestivamente disattivati dai nostri database di marketing in modo che non riceviate ulteriori comunicazioni.
3. Per le finalità di cui al punto 2.3) le immagini foto video riprese nel corso dell’evento a cui partecipate saranno conservate per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattate. La verifica sulla obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente.

4. 4. Natura del conferimento dei dati e conseguenze in caso di rifiuto

Il conferimento dei dati per le Finalità di cui al punto 2.1) è necessario per inoltrare la richiesta di informazioni e ricevere il relativo riscontro e per la partecipazione all’evento: la mancata comunicazione, pertanto, comporta l’impossibilità per il Titolare di fornire le informazioni richieste e di gestire la partecipazione all’evento. Il conferimento per le ulteriori finalità 2.2) e 2.3) è facoltativo: in mancanza, il Titolare non potrà effettuare le corrispondenti attività, quindi non potrete ricevere le predette comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario inerenti gli eventi e servizi offerti, ma sarà comunque legittimato a perseguire le finalità di cui al punto 2.1).

5. 5. Categorie dei destinatari

Il Titolare non diffonderà i dati, ma potranno essere resi accessibili per le finalità di cui al precedente art. 2:

• a dipendenti e collaboratori del Titolare nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema, in ragione delle rispettive mansioni;
• a società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, studi professionali, consulenti informatici, organizzatori di eventi etc.) che svolgono attività per conto del Titolare, anche nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.
• Eventualmente, laddove l’evento abbia previsto attività di disseminazione su progetti a cui il Titolare partecipa, ad altri Partner dei progetti specifici. Tali destinatari, ove dovessero trattare dati per conto del Titolare, saranno nominati responsabili del trattamento con apposito contratto o altro atto giuridico.
• Ai sensi dell’art. 6 lett. b) e c) GDPR, quindi senza la necessità di un espresso consenso, il Titolare potrà comunicare i dati per le finalità derivanti dal rapporto contrattuale ad Autorità giudiziarie nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per Legge per l’espletamento delle finalità dette.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi Titolari del trattamento.

6. 6. Trasferimento dati verso un Paese terzo e/o un’organizzazione internazionale

Il Titolare del trattamento potrà avere necessità di effettuare trasferimenti nell’ambito dei rapporti con partner commerciali stabiliti fuori dallo Spazio Economico Europeo, oltre che in ragione dell’utilizzo di servizi informatici (cloud, backup, ecc.): in tutti questi casi, i trasferimenti saranno effettuati in conformità con le specifiche prescrizioni previste dalla disciplina in materia di protezione dei dati personali ricorrendo, ove non diversamente possibile, a clausole contrattuali standard.

Il trasferimento dei dati personali a soggetti situati negli Stati Uniti d’America avverrà esclusivamente in forza delle clausole contrattuali tipo adottate o approvate dalla Commissione dell’Unione Europea e/o della decisione di adeguatezza della Commissione dell’Unione Europea del 10-07-2023 sull’adeguatezza del livello di protezione dei dati personali con EU- US Data Privacy Framework (artt. 45 e 46, par. II, lett. c e d del Regolamento). Per ottenere copia di tali dati puoi rivolgerti ai Titolari come indicato nel seguente paragrafo.

7. 7. Diritti degli interessati

L’interessato ha il diritto di chiedere al Titolare di accedere ai propri dati personali e di rettificarli se inesatti, di cancellarli o limitarne il trattamento se ne ricorrono i presupposti, di opporsi al loro trattamento per legittimi interessi perseguiti dal Titolare, nonché di ottenere la portabilità dei dati personalmente forniti solo se oggetto di un trattamento automatizzato basato sul consenso o sul contratto. L’interessato ha altresì il diritto di revocare il consenso prestato per le finalità di trattamento che lo richiedono, ferma restando la liceità del trattamento effettuato sino al momento della revoca.

Per esercitare i propri diritti, l’Interessato può utilizzare il modulo disponibile al link https://www.garanteprivacy.it/web/guest/home/docweb/-/docweb-display/docweb/1089924 e inoltrarlo al seguente recapito: privacy@peoplerise.net. L’Interessato ha anche il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente in materia, Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).